La gestió documental per a empreses és un sistema estructurat per a la creació, captura, classificació, emmagatzematge, recuperació i disposició de documents. El seu propòsit és organitzar i facilitar l’accés a la informació documentada d’una empresa, optimitzant així el seu flux de treball i decisions.
7 processos per a la gestió documental
Explorem els processos essencials que asseguren una administració efectiva dels documents. Amb una estratègia ben estructurada, les empreses poden millorar significativament la gestió i seguretat de la seva informació vital.
- Incorporació de documents: Aquest procés involucra la recopilació i agregació de documents a un sistema de gestió documental. Inclou la digitalització de documents en paper i l’assegurament que tots els documents rellevants estiguin inclosos en el sistema.
- Registre: Aquí es realitza la identificació i registre formal dels documents en el sistema. Aquest pas és crucial per a garantir la traçabilitat i l’accés adequat als documents.
- Classificació: Aquesta etapa implica organitzar els documents d’acord amb un sistema de classificació predeterminat, la qual cosa facilita la recuperació i el maneig eficient de la informació.
- Emmagatzematge: Es refereix a l’emmagatzematge segur de documents. Inclou consideracions sobre la seguretat de la informació i la gestió d’espais d’emmagatzematge.
- Accés: Aquest procés garanteix que els usuaris autoritzats puguin recuperar i accedir als documents quan el necessitin, mantenint al mateix temps la seguretat i privacitat de la informació.
- Traçabilitat: Se centra en mantenir un registre de totes les accions realitzades sobre els documents, incloent qui va accedir a ells, quan i quins canvis es van realitzar. Aquesta traçabilitat és essencial per a l’auditoria i el compliment normatiu.
- Disposició: Finalment, aquest pas tracta sobre la política de retenció i eliminació de documents, assegurant que els documents siguin descartats de manera segura i conforme a les regulacions vigents quan ja no són necessaris.
Cadascun d’aquests processos contribueix a una gestió documental per a empreses efectiva, assegurant que la informació de l’empresa sigui gestionada de manera adequada, segura i conforme a la normativa. La normalització en aquests processos és fonamental per a millorar l’eficiència i efectivitat en la gestió de la informació.
Avantatges de la gestió documental per a empreses
La gestió documental és un component essencial en l’estructura de les empreses, brindant múltiples avantatges que optimitzen tant l’operativitat com la seguretat de la informació. A continuació, explorem com la gestió documental pot ser un canvi revolucionari per a una empresa.
- Eficiència operativa: Redueix el temps de cerca i accés a la informació.
- Seguretat millorada: Protegeix contra pèrdua, robatori o mal de documents importants.
- Compliment normatiu: Facilita el compliment de regulacions legals i de privacitat.
- Reducció de costos: Disminueix les despeses associades a l’emmagatzematge físic i gestió de paper.
- Millora en la presa de decisions: Accés ràpid i fiable a la informació rellevant.
- Col·laboració millorada: Permet compartir documents fàcilment entre departaments o amb socis externs.
Sectors d’aplicació
Examinem com diferents sectors implementen la gestió documental per a potenciar el seu funcionament i garantir la integritat dels seus processos.
- Sector salut: Per a historials mèdics, consentiments informats i regulacions sanitàries.
- Institucions educatives: Per a gestionar registres estudiantils, recerques acadèmiques i documentació administrativa.
- Sector legal: Necessari per al maneig de casos, evidències i documentació legal.
- Sector financer: Gestió de transaccions, contractes i compliment normatiu.
- Sector públic: Per a la documentació governamental i mantenir la transparència i accessibilitat.
Diferència entre digitalització i gestió documental
La digitalització és el procés de convertir documents físics en format digital. És un pas inicial i essencial en la gestió documental, però no és el tot. La gestió documental, d’altra banda, implica un procés més ampli que inclou la digitalització, però també l’organització, emmagatzematge, recuperació, i maneig dels documents digitals i físics al llarg del seu cicle de vida. Mentre que la digitalització se centra en el format dels documents, la gestió documental s’ocupa de com aquests documents s’integren i utilitzen en les operacions diàries de l’empresa.
