Com a empresari, segur que ets conscient de l’augment exponencial en la documentació física que es produeix en el teu negoci. Amb la digitalització de contractes i d’altres documents, pots evitar que l’emmagatzematge en paper es converteixi en un procés complex i elevadament costós.
Pèrdues de temps a l’hora de trobar l’informe adequat, limitacions de l’espai físic en les nostres oficines… Podem solucionar aquests i altres problemes amb un servei de digitalització d’empreses.
En aquest article, et direm en què pot ajudar a la teva companyia una correcta digitalització de factures, contractes i tota mena de documents essencials en el funcionament diari de la teva organització.
Beneficis de la digitalització de factures i documents
Moltes són els avantatges de comptar amb aquesta mena de serveis digitals. Entre les més destacades, podem citar les següents:
– Augment de la seguretat. El que abans es trobava en un arxiu, ara pot estar protegit mitjançant claus d’accés i diferents restriccions en funció de l’autoritat de l’empleat. D’aquesta manera, es redueixen les possibilitats de pèrdua o de sostracció de documents.
– Podem accedir a la informació a través d’un mòbil o de qualsevol altre dispositiu.
– És ecològic, sostenible i abarateix els costos d’impressió. Digitalitzant els documents, no gastarem diners en paper, impressores i accessoris i, a més, ajudarem a protegir el medi ambient.
– És possible compartir la informació amb els nostres clients de forma molt més ràpida.
– Es produeix un estalvi en despeses de manteniment. Recorda que disposar d’una gran quantitat d’arxius suposa ocupar un gran espai en les nostres oficines i ens obliga a tenir una persona encarregada del seu manteniment.
– No es deteriora la documentació amb el pas del temps. Gràcies a la digitalització d’empreses, evitem els riscos del degradat de la nostra informació.
Factors a tenir en compte en la digitalització d’empreses
Fer el canvi que suposa que tota la teva documentació física es converteixi en digital és una tasca que convé programar i que ha de tenir en compte uns certs aspectes.
Per a realitzar el procés de manera correcta, has de conèixer com funciona la teva organització interna i externament. L’equip directiu és un factor fonamental per a procedir a la digitalització de tota la documentació. En aquest sentit, és necessari que hi hagi una persona encarregada de liderar aquesta transformació.
Al mateix temps, has de trobar als professionals amb el perfil adequat per a poder definir els processos, posar en pràctica les modificacions i detectar les necessitats que es requereixin per a poder dur a terme la tasca.
D’altra banda, també podem acudir a un servei de digitalització i gestió documental experimentat que s’encarregui d’ajudar-nos amb la digitalització de contractes, factures i tota classe de documentació de la nostra empresa. D’aquesta manera, aconseguirem augmentar la productivitat i la rendibilitat de la nostra organització.
