El fons documental d’una Fundació està format normalment per diferents classes d’arxius consultables: fotografies, il·lustracions, vídeos i altres documents.
El fet de digitalitzar-ho facilita l’accessibilitat al fons, i que aquest estigui disponible per a tot el públic a través d’internet.
Amb què pot ajudar Artyplan Document en la digitalització del fons documental de les Fundacions
La divisió Artyplan Document està especialitzada en serveis de digitalització, gestió documental i preservació digital. L’experiència professional en la digitalització i gestió documental ens acredita com a col·laborador amb vocació de servei, seriós, entusiasta i amb un compromís explícit de millora continuada. En el departament tractem tota classe de fons físics que es poden trobar a les fundacions, com:
- Documentació textual: cartes, expedients, llibres, manuscrits, pergamins, etc.
- Gràfics: cartells, dibuixos, plànols, etc.
- Arxius d’imatge fixa i en moviment: diapositives, fotografies, microfilm, negatius, plaques de vidre, VHS, BETTA, Súper 8, etc.
- Àudios: cintes de cassette, disc LP, etc.
Com es du a terme el procés de digitalització de fons de la fundació
El procés de digitalització de qualsevol fons implica una inversió de temps i de recursos materials que van més enllà de la captura digital.
Per dur-lo a terme correctament és important fer un estudi inicial dels requisits i necessitats.
La fase prèvia a la digitalització consta de quatre etapes: la primera es dedica a treballar sobre el fons des del punt de vista documental, recopilant dades i analitzant el fons. La següent etapa es fa una valoració de les dades obtingudes i es decideix la viabilitat del projecte. Tot seguit es concreten les dades tècniques, els requisits i les necessitats segons tipus de fons i el sistema de digitalització.I, finalment, s’intervé directament sobre el fons per preparar-lo per a la digitalització.
Processos de la digitalització de fons de la fundació
A l’àrea d’Artyplan Document podem realitzar diferents processos per tal que la idea de digitalitzar el fons de la fundació es dugui a terme, aquests són:
- Tractament d’originals físics.
- Digitalització retrospectiva.
- Indexació de fitxers.
- Processos digitals i metadades.
- Gestió documental.
- Preservació digital
En tots els nostres projectes apliquem polítiques de confidencialitat, de control de qualitat i de traçabilitat amb seguiment via web per donar sempre el millor servei als clients.
Unitat mòbil per digitalitzar el fons de la fundació
Des d’Artyplan Document complementem els nostres serveis per digitalitzar els fons de les fundacions amb unitats mòbils que es poden desplegar arreu del territori i amb una flota de logística pròpia.
Aquest equip logístic consta de cinc vehicles que es desplacen des del nostre centre de producció fins a les instal·lacions del client; assegurant-nos que els originals passin el mínim temps en trasllat des dels fons documentals, minimitzant així les incidències.
A més a més, comptem amb un equip de programadors informàtics que ens permet adaptar-nos a les necessitats del mercat i donar el servei a mida per les necessitats d’aquell moment.
