L’optimització de recursos i la innovació de processos en el camp de la gestió documental és una tendència en l’actualitat i s’està convertint en un objectiu prioritari dins les organitzacions.
Les evolucions tecnològiques d’avui en dia permeten una automatització de tasques i procediments d’emmagatzematge i consulta que han fet millorar i optimitzar els àmbits documentals de manera exponencial. Aquesta evolució del sector ha permès reduir dràsticament el volum de documents físic circulant i acumulant-se en les nostres instal·lacions.
Aquesta nova situació fa variar l’escenari de sales plenes d’arxivadors gràcies als nous dispositius d’emmagatzematge, capaços de contenir grans quantitats de documents en un mínim espai i, a més a més, poden ser localitzats i visualitzat en qüestió de segons.
Tot això ha portat a Artyplan Document a desenvolupar noves eines i processos que garanteixen uns resultats òptims, com l’Artydoc. Programari desenvolupat com una solució global i definitiva a la necessitat de gestió documental actual, podent adaptar-la a les necessitats específiques de cada situació.
Què és Artydoc?
Artydoc és un programari de gestió documental, arxiu digital, pensat per optimitzar temps i recursos en tots aquells àmbits de la gestió documental que pot necessitar una empresa o organització. Els fitxers que conté (guardats en metadades) es busquen i es presenten segons els permisos de gestió que se li ha donat a cada arxiu.
Aquesta eina de gestió permet la següent configuració:
- Usuaris il·limitats.
- Mòdul administrador i usuari.
- Mòdul de cerca visual.
- Sortida a web del client.
A més a més, funciona amb un servidor dedicat a Artyplan.
Característiques generals
Aquest programari, arxiu digital, compta en diferents característiques que permeten agilitzar a l’usuari la classificació, disposició i emmagatzematge de documents electrònics.
- No requereix instal·lació: una vegada s’ha instal·lat l’eina és accessible mitjançant el navegador. Per la qual cosa, es poden obrir múltiples pestanyes i es pot treballar amb diverses instàncies del programa a la vegada.
- Independència de S.O. i multiplataforma: el programa no depèn de hardware, és a dir des de qualsevol dispositiu amb navegador es pot accedir al programa. A més a més, el disseny de la plataforma és responsive fet que permet utilitzar-ho des de qualsevol dispositiu mòbil (Tablet, PC portàtil, telèfon…).
- Possibilitat de tenir accés remot: en ser un programari web es pot obrir a Internet i treballar amb l’eina des de qualsevol lloc.
- Paginació de cerques: el programari optimitza el retorn de les dades que es busquen. Només es visualitza el que es necessita. Permetent així la utilització del programa amb fluïdesa independentment de les dades que hi hagi.
- Programari lliure Apache-PHP-MySQL: en utilitzar-se programari lliure es permet que aquest creixi sense haver de realitzar cap inversió en una llicència addicional. A la vegada que es té l’última versió del codi font.
- Autonomia: l’usuari avançat se li permet ordenar, organitzar i editar els camps i quadres de classificació d’una forma àgil i ràpida sense necessitar els tècnics d’Artyplan Document. Aquesta autonomia també permet que el temps d’instal·lació i adaptació del programa sigui més curt.
Vols crear el teu arxiu digital amb Artydoc?
Si tens un arxiu amb un gran volum de fitxers i a la vegada poc espai físic per guardar-los. El nostre programari de gestió documental Artydoc pot ser la teva solució. Demana informació als nostres especialistes en documentació digital del servei de digitalització i gestió documental, Artyplan Document, perquè et realitzin un projecte segons les teves necessitats.
