El procés de digitalització de documents, sigui en format text o imatge, converteix un arxiu en format físic en digital per a la seva conservació i preservació. El que permet un accés més àgil, evita possibles pèrdues de documentació i estalvia espais.
Com digitalitzar documents escrits?
Amb el pas dels anys, el volum de documentació física que acumula una empresa és considerable. Gràcies a l’evolució tecnològica i a les tendències digitals, trobem en les empreses de serveis de digitalització de documents, una solució a això. Per a realitzar aquest procediment segueixen els següents passos:
- Recopilar tots els documents que volen digitalitzar-se, sigui quina sigui la seva ubicació. Aquesta primera fase ajuda a moltes empreses a fer neteja de documents irrellevants i alliberar espais.
- Realitzar una valoració i preparació de les dades per al procés de digitalització. Durant aquest procediment es fan tasques manuals d’extraccions de grapes, clips i classificació de tipus de documents per a evitar errors d’escaneig.
- Procedir a la transformació de la documentació. Després de l’escaneig i conversió en imatge, un programa de reconeixement òptic de caràcters analitza el text a la recerca d’àrees clares i fosques amb la finalitat d’identificar cada lletra alfabètica o dígit numèric, i converteix cada caràcter en un codi ASCII.
- Una vegada fet aquest procés, es realitza el seu enregistrament i verificació en el sistema. Es valida cada registre perquè s’ajusti a les regles d’indexació establertes en el format que es desitgi exportar (txt, mdb, xml, pdf, jpg, tiff…).
Pots digitalitzar diversos tipus de document de textos: contractes, factures, albarans i comandes, pòlisses, estats financers o documents fiscals, entre altres.
Com digitalitzar fotografies analògiques?
És important que a l’hora de fer les tasques que comporten un procés de digitalització de fotos, es faci correctament perquè aquest tipus d’arxius solen ser molt sensibles.
Per això, per a la digitalització d’imatges o fotografies s’ha de treballar amb escàners específics, qualsevol alteració de calor pot accelerar la degradació de l’arxiu. Cal tenir en compte els següents passos:
- Conèixer en profunditat l’estat de conservació de l’arxiu fotogràfic original, d’això dependrà el sistema de digitalització.
- Una vegada es procedeix a la digitalització, és important col·locar correctament l’original i la cambra.
- Realitzar una prova d’exposició i ajustar-la a mesura d’altres llums.
- Comprovar que l’exposició d’originals es manté correctament al llarg de la sessió.
- Verificar i ajustar periòdicament el calibre de color del monitor.
Digitalitzar imatges facilita la conservació d’aquesta mena d’arxius, ja que, a vegades la seva preservació física requereix ubicacions i temperatures específiques. A més, una vegada digitalitzades és més senzill procedir a la seva difusió i accés.
Avantatges de la digitalització de plànols
Els plànols i dissenys arquitectònics són molt importants dins d’uns certs sectors, per la qual cosa, el fet de tenir-los tots digitalitzats amb una bona qualitat resulta molt útil.
T’indiquem, els principals motius:
- És una forma segura de tenir-los emmagatzemats sense ocupar grans espais amb condicions específiques.
- Facilitat de consulta en qualsevol moment, sense necessitat de tractar amb dificultats de maneig per les seves grans dimensions.
- Evita el deteriorament físic de plànols antics i la reducció de possibles pèrdues.
Aquesta tecnologia permet tant digitalitzar plànols grans com petits, mapes o cartells amb una nitidesa excel·lent.
Artyplan Document com a empresa de solucions en digitalització de documents històrics
Abans d’iniciar un projecte de digitalització de qualsevol classe de fitxer per a empreses, els nostres assessors s’encarreguen d’estudiar-ho, valorar quina és la solució més adequada i el sistema de digitalització a aplicar.
Complementem els nostres serveis de digitalització amb unitats mòbils que es desplacen per tot el territori i, s’encarreguen que els fitxers a digitalitzar passin el mínim temps fora de la seva ubicació original mentre duren les tasques de digitalització. D’aquesta manera, es vetlla per la conservació de l’estat dels arxius.
