Actualment, parlem d’un entorn cada vegada més digitalitzat, en el que s’intenta reduir al mínim l’ús de paper en tots els sectors. A mesura que el nombre de documents digitals creix, podem apreciar els inconvenients de seguir l’antic sistema d’expedients laborals en paper, com:
- Requisits d’espai físic per poder emmagatzemar tota la documentació.
- Augment de la despesa en material d’oficina relacionant amb l’elaboració dels documents.
Aquests desavantatges es poden solucionar amb la digitalització de l’expedient laboral, però abans d’explicar-ho, detallarem breument que és un expedient laboral.
Què és un expedient laboral?
L’expedient laboral del treballador inclou tots els documents relacionats amb el treballador com: la documentació del procés de selecció, el currículum, la carta de recomanació,..És a dir, el conjunt de documents que reflecteixen la història laboral de cada treballador de l’empresa ordenat cronològicament.
La informació de l’expedient laboral és essencial per a la companyia, no solament per tenir a mà totes les dades que es pugui necessitar sobre el treballador, sinó també per acreditar que tant la contractació com la relació laboral són perfectament legals en cas que hi hagi una inspecció de treball.
La digitalització de l’expedient laboral
La digitalització consisteix en la transformació d’un document en format físic a un altre en format digital. Per executar la tasca de digitalització s’ha d’utilitzar eines que permetin acreditar que els documents digitals tinguis la mateixa validesa que els documents físics.
Durant el procés de digitalització d’expedients laborals es treballa amb un expedient cada vegada, ja que una vegada es té tota la documentació que s’ha de digitalitzar s’ha de preparar el document per a dur a terme aquesta tasca, com: treure les grapes, els clips o qualsevol element que pugui obstaculitzar.
Quan es té tot el material preparat s’utilitza una màquina OCR que s’encarrega de transformar la imatge captada per l’escàner en un document de text, tot creant una base de dades que més tard es podrà consultar i editar amb facilitat. Sent un dels passos fonamentals de la digitalització d’expedients laborals, ja que és imprescindible que es pugui treballar amb les dades guardades en un futur.
Una vegada feta la tasca de digitalització dels expedients laborals és important realitzar una còpia de seguretat. I posteriorment, procedir a l’eliminació controlada i segura de la informació en paper, descendint el volum i espai que ocupen.
Cas d’èxit: Multinacional de material elèctric
Des del departament de recursos humans van apostar per la digitalització dels expedients laborals dels seus treballadors per guanyar espai físic, preservar la protecció de dades dels treballadors i a la vegada poder ser més eficaços en els diferents tràmits.
Aprofitant el canvi d’ubicació de la seu i amb la finalitat de reduir l’espai físic de l’emmagatzematge; Artyplan Document va digitalitzar tot l’històric d’expedients laborals dels treballadors actius.
Artyplan Document el teu partner en digitalització d’expedients laborals
Gràcies a la llarga experiència acumulada en el camp de la digitalització, els professionals d’ Artyplan Document estudiaran el teu cas, t’assessoraran i t’aconsellaran sobre quina és l’opció més eficaç, còmode i rendible pel vostre projecte de digitalització.
