El ciutadà sap que el procediment administratiu ha de ser electrònic. Tot i això, té dret a relacionar-se amb les Administracions de manera presencial, per la qual cosa poden aportar documents en paper. De manera que un cop rebut els documents en paper, segons article 16.5 de la llei 39/2015, les Administracions hauran de procedir a la seva digitalització per la seva incorporació a l’expedient.
És per això, que és necessari la digitalització d’expedients per qualsevol consulta que hagi de fer el ciutadà o el treballador de l’administració.
Què és un expedient?
Un expedient és un arxiu que guarda tots els documents referents a un tema o àrea d’actuació.
L’expedient no deixa de ser un conjunt de documents imprescindibles per poder atendre diferents àmbits o per tenir constància de totes les actuacions practicades en qualsevol àmbit.
Tipus d’expedient
A continuació anomenem els diferents tipus d’expedient que es poden trobar a l’administració.
- Expedient judicial: són aquells expedients que comencen amb la presentació de la demanda i el formen els funcionaris de justícia.
- Expedient administratiu: poden sorgir de qualsevol índole. Pot ser de caràcter disciplinari, o pot crear-se per tal que es resolgui una petició.
- Expedient policial: aquest expedient té caràcter penal, ja que la funció és recollir la informació necessària per saber si s’està cometent un delicte.
Què és important tenint en compte a l’hora de digitalitzar un expedient?
Al començar a plantejar un projecte de digitalització és necessari identificar el mètode òptim a implementar segons les característiques de l’arxiu físic a digitalitzar.
S’ha de considerar qüestions com el valor del material seleccionat i l’interès del seu contingut, sinó també qüestions relacionades amb la viabilitat tècnica, els aspectes legals i les circumstàncies particulars.
La digitalització és un projecte complet el cicle vital del qual abasti les següents fases:
- Activitats prèvies al projecte, inclòsa la identificació d’objectius i metodologies, els recursos i els mecanismes d’habilitació.
- Implementació tècnica del projecte, on es realitza el procés tecnològic de la digitalització i s’inverteix l’esforç més gran.
Artyplan dona solucions a mida segons la tipologia documental i si és necessari es desplaça amb unitat mòbil a casa del Client.
Com tot projecte, serà necessari incorporar un mecanisme de millora contínua que permeti crear el procés de digitalització d’expedients i evitar que es repeteixin aquells errors o problemes.
Artyplan document assessor en digitalització d’expedients municipals
A Artyplan Document, comptem amb solucions personalitzades per la digitalització d’expedients de forma òptima i segura.
Aquest departament permet cobrir de forma unificada i segura les necessitats de digitalització de documents i la còpia autèntica de documents i expedients de tota una organització o entitat.
