La digitalització es el procés que es segueix per convertir un document en paper en un format digital. Moltes empreses i particulars emmagatzemen un gran volum de documentació. A través de la digitalització reduïm el espai que ocupen aquests paper i facilitem el seu accés per la consulta posterior. Un cop donats els avantatges del format digital, explicarem com digitalitzar documents.
Com es poden digitalitzar documents
Encara que els avantatges de la digitalització son nombrosos, tal i com imaginem el procés pot ser lent i tediós. A nivell domèstic, escanejar tots els documents portaria massa temps. A més, el resultat pot deixar molt a desitjar. No obstant això, existeixen diverses alternatives per a dur a terme una digitalització de documents completa amb poc esforç.
Avui dia existeixen escànners molt potents que processen un gran nombre d’imatges digitals per minut. Per això, la millor opció seria subcontractar aquest servei. Aquesta decisió dependrà del volum de documentació a digitalitzar i dels recursos dels quals disposis. Encara que puguis pensar que suposarà una despesa important per a la teva empresa, el desemborsament en els equips necessaris si assumeixes tu mateix el procés pot ser molt elevat. A més, hauries de disposar de personal per a dur a terme la tasca.
A la llarga, comptar amb serveis de digitalització externs pot suposar un estalvi important. No obstant, si optes per fer-ho tu mateix necessitaràs un software específic per a la tasca. També has de considerar que, si busques uns resultats professionals, aquests programes informàtics són de pagament.
El procés de digitalització pas a pas
– En primer lloc, has de preparar la documentació a digitalitzar. Per exemple, assegura’t de que els papers no estiguin grapat o continguin clips o notes adhesives. En la fase de preparació també pots descartar aquells papers irrellevants que no tenen sentit de conservar.
– Una vegada aconsegueixis aquest arxiu net, pots passar a l’escanejat. Depèn del tipus de l’escaner aquesta funció tardarà més o menys temps en explorar els documents i carregar-se en el servidor. També influirà si esculls un escanejat en color o en blanc i negre, en funció del material que vulguis digitalitzar.
– Per últim, però no menys important, has de dur a terme una correcta indexació. De res servirà que digitalitzis tot el teu arxiu si després la informació no està ben organitzada i resulta fàcil de consultar. Aquest procés pot portar-te molt més temps que el escanejat, inclús, en funció de les teves necessitats.
La importància de la gestió documental
Ara que ja saps com digitalitzar documents, pots considerar si assumir tu mateix el procés o contractar els serveis d’una empresa experta. La solució de comptar amb un gestor documental professional et brindarà d’avantatges en la gestió, la classificació, descripció, difusió i arxiu dels teus documents. Consulta’ns sense compromís!
