La digitalització és el procés que se segueix per a convertir un document en paper en un format digital. Moltes empreses i particulars emmagatzemen un gran volum de documentació. A través de la digitalització reduïm l’espai que ocupen aquests papers i facilitem el seu accés per a la consulta posterior. Donades els avantatges del format digital, explicarem com digitalitzar documents.
Com es poden digitalitzar documents
Encara que els avantatges de la digitalització són nombroses, tal com imagines, el procés pot ser lent i una cosa tediosa. A nivell domèstic, escanejar tots els documents en paper portaria massa temps. A més, el resultat pot deixar molt a desitjar. No obstant això, existeixen diverses alternatives per a dur a terme una digitalització de documents completa amb poc esforç.
Avui dia existeixen escàners molt potents que processen un gran nombre d’imatges digitals per minut. Per això, la millor opció seria subcontractar aquest servei. Aquesta decisió dependrà del volum de documentació a digitalitzar i dels recursos dels quals disposis. Encara que puguis pensar que suposarà una despesa important per a la teva empresa, el desemborsament en els equips necessaris, si assumeixes tu mateix, el procés pot ser molt elevat. A més, hauries de disposar de personal per a dur a terme la tasca.
A la llarga, comptar amb serveis de digitalització externs pot suposar un estalvi important. No obstant això, si optes per fer-ho tu mateix, necessitaràs un programari específic per a la tasca. També has de considerar que, si busques uns resultats professionals, aquests programes informàtics per a treure-li el màxim partit als teus documents són de pagament.
El procés de digitalització pas a pas
– En primer lloc, has de preparar la documentació a digitalitzar. Per exemple, assegura’t que els papers no estiguin engrapats o continguin clips o notes adhesives. En la fase de preparació també pots descartar aquells papers irrellevants que no té sentit conservar.
– Una vegada aconsegueixis aquest arxiu net, pots passar a l’escanejat. En funció del tipus d’escàner es trigarà més o menys temps a explorar els documents i carregar-se en el servidor. També influirà si tries un escanejat a color o en blanc i negre, en funció del material que vulguis digitalitzar.
– Finalment, però no menys important, has de dur a terme una correcta indexació. De res servirà que digitalitzis tot el teu arxiu si després la informació no està ben organitzada i resulta fàcil de consultar. Aquest procés pot portar-te molt més temps que l’escanejat, fins i tot, en funció de les teves necessitats.
La importància de la gestió documental
Ara que ja saps com digitalitzar documents, pots considerar si assumir tu mateix el procés o contractar els serveis d’una empresa experta. La solució de comptar amb un gestor documental professional et brindarà avantatges en la gestió, classificació, descripció, difusió i arxiu dels teus documents. Consulta’ns sense compromís!
