La digitalització en l’àmbit de l’atenció mèdica no sols implica la transició de registres en paper a formats digitals, sinó que també comporta una transformació profunda en la gestió documental al sector salut i en l’eficiència operativa.
Funcions clau d’un programari de digitalització d’històries clíniques i altres documents sanitaris
Les funcions clau d’un programari de digitalització d’històries clíniques i altres documents sanitaris són fonamentals per a garantir l’eficiència i seguretat en la gestió de la informació en l’àmbit de la salut. Aquestes eines, conegudes com a Sistemes de Gestió Documental (DMS), ofereixen una sèrie de característiques que faciliten la creació, organització, emmagatzematge i control dels registres electrònics en les institucions mèdiques. A continuació, aprofundirem en cadascuna d’aquestes funcions:
- Recepció automatitzada de documents.
- Emmagatzematge segur i centralitzat.
- Indexació i etiquetatge de documents.
- Cerca avançada d’arxius.
- Distribució segura de documents.
- Control d’accés i seguretat.
- Registre de versions i seguiment de documents.
- Automatització de fluxos de treball.
Gestió documental en el sector sanitari: tipus de documents
La gestió documental en el sector sanitari abasta una àmplia varietat de documents, cadascun amb el seu propi propòsit i rellevància. Aquests documents es poden classificar en diferents categories, entre les quals es destaquen:
- Documents clínics: Els documents clínics són aquells que contenen informació mèdica rellevant sobre el pacient i el seu historial de salut. Aquests documents són fonamentals per al seguiment i l’atenció mèdica adequada. Històries clíniques, informes mèdics, receptes, resultats de laboratori i estudis d’imatges.
- Documents administratius: Els documents administratius són aquells relacionats amb la gestió i l’operació dels centres sanitaris. Aquests documents són importants per a mantenir el funcionament eficient de la institució i complir amb les obligacions legals i financeres. Contractes, Memòries, factures, informes financers i arxius de personal.
- Documents legals: Els documents legals són aquells que tenen implicacions legals i reguladores per al centre sanitari i els seus pacients. Aquests documents són fonamentals per a garantir el compliment de les normatives i protegir els drets i la privacitat dels pacients. Consentiments informats, autoritzacions i documents relacionats amb la privacitat i confidencialitat del pacient.
- Documents de recerca: Els documents de recerca són aquells relacionats amb estudis científics i assajos clínics realitzats en l’àmbit de la salut. Aquests documents són importants per a avançar en el coneixement mèdic i millorar la pràctica clínica. Protocols d’estudi, informes d’assajos clínics i publicacions científiques.
Beneficis de la Digitalització de documents clínics
La digitalització de documents clínics ofereix una sèrie de beneficis significatius que van més enllà de simplement reemplaçar el paper per arxius electrònics. Explorarem els principals beneficis de la digitalització de documents clínics i com poden impactar positivament en l’eficiència operativa i la qualitat de l’atenció mèdica
- Optimització de l’espai físic: La digitalització de documents elimina la necessitat d’emmagatzemar grans quantitats de paper, alliberant espai físic en les instal·lacions del centre sanitari i reduint els costos associats a l’emmagatzematge.
- Reducció d’errors: L’automatització de processos i l’estandardització de procediments ajuden a minimitzar errors humans, com la generació de duplicats o la pèrdua de documents.
- Millora de l’accés a la informació: La digitalització permet un accés ràpid i convenient als registres, eliminant la necessitat de buscar entre documents en paper i facilitant una atenció més eficient i oportuna.
- Documentació actualitzada: Permet mantenir la informació mèdica actualitzada i accessible en temps real, facilitant la presa de decisions clíniques.
- Seguretat i compliment normatiu: La digitalització garanteix la seguretat i confidencialitat de la informació mitjançant la implementació de mesures de seguretat robustes, com el xifratge de dades i l’accés restringit basat en rols.
- Integració: Integració amb altres sistemes i aplicacions utilitzats en els centres mèdics, millorant la coordinació entre departaments i facilitant l’intercanvi d’informació.
La implementació d’un sistema de gestió documental requereix un enfocament acurat i una planificació adequada, però pot tenir un impacte significatiu garantint un flux de treball eficient.
