Digitalitzar és més que escanejar un document. A l’hora d’iniciar un procés de digitalització. Primer de tot, s’ha de tenir en compte, l’elecció correcta del dispositiu d’entrada. Aquest depèn del tipus d’original, i les necessitats que s’espera que cobreixi el document digital generat.
En el procés de digitalització incideixen diferents aspectes com:
- La finalitat de la digitalització.
- Les característiques físiques dels originals.
- L’espai de color desitjat.
- La resolució adequada.
- El format de l’arxiu generat.
- El tractament digital.
- El suport en què s’ha d’entregar la informació.
El nostre Servei de digitalització i assessora els clients aconsellant-los i guiant-los cap a l’opció més eficaç, còmode i rendible partint de les seves expectatives i necessitats.
Tractament digital
D’entrada en realitzar un procés de digitalització, és molt important tenir present l’ús i les necessitats que voldrem donar als diferents arxius generats.
Així mateix, cal treballar amb els estàndards de format i resolució recomanats pel món arxivístic en l’àmbit internacional, per tal que l’evolució contínua que pateix el món digital no sigui un problema en un futur pròxim. Per aquest motiu, és molt importat, escollir el format i resolució adequada.
Escollir el format i la resolució adequada, generar més d’un format o realitzar conversions per aquells arxius destinats a més d’un ús (preservació – consulta), processos de reconeixement de text, lectura de codis de barra, reconeixement de marques, incrustació de marques d’aigua i la generació de metadades tècniques, descriptives i de context.
Gestió documental
Finalment, un cop digitalitzats els documents serà més fàcil realitzar una gestió documental. És a dir, s’obtindrà major capacitat de classificar, emmagatzemar i recupera la documentació prèviament digitalitzada.
Un bon sistema de gestió documental ens pot oferir múltiples avantatges:
- Localitzar i recuperar un document de forma àgil i senzilla.
- Estalviar espai físic.
- Establir permisos d’accessos i d’ús de la informació.
- Permetre consultes simultànies.
- Garantir l’ordre i la integritat dels documents.
- Estalvi econòmic en comparació als costos dels arxius tradicionals
- Conservar la memòria de l’organització i aprofitar el valor dels continguts.
Artyplan Document, assessora i elabora projectes perquè els nostres clients puguin treure el màxim de rendiment de la informació digital generada mitjançant processos de digitalització (de físic a digital), o d’altres processos ja digitals.
