Digitalizar es más que escanear un documento. Un aspecto clave a tener en cuenta es el de elegir correctamente el dispositivo de entrada. Este variará en función del tipo de original y de las necesidades que se espera que cubra el documento digital generado.
Las claves de un proceso de digitalización bien planificado son:
- La finalidad de la digitalización.
- Las características físicas de los originales.
- El espacio de color deseado.
- La resolución adecuada.
- El formato del archivo generado.
- La conveniencia de un tratamiento digital.
- El soporte en el que se entrega la información.
Con estas premisas, en nuestro servicio de digitalización y gestión documental, asesoramos a los clientes, aconsejándoles y guiándoles hacia la opción más eficaz, cómoda y rentable para ellos, partiendo de sus expectativas y necesidades.
Tratamiento digital
Al realizar un proceso de digitalización es muy importante tener presente el uso que daremos a los distintos archivos generados. De la misma manera, se tendrán presentes las necesidades y evolución que generarán estos en el futuro.
En el proceso se debe trabajar con los estándares de formato y resolución recomendados en el entorno archivístico a nivel internacional, con la finalidad qué la evolución continua que padece el mundo digital no sea un problema en un futuro.
Escoger el formato y la resolución adecuada, generar más de un formato o realizar conversiones para aquellos archivos destinados a más de un uso (preservación – consulta), procesos de reconocimiento de texto, lectura de códigos de barra, reconocimiento de marcas, incrustación de marcas de agua y la generación de metadatos técnicos, descriptivos y de contexto.
Gestión documental
Una vez digitalizados los documentos será más fácil realizar una gestión documental. Se obtendrá mayor capacidad de clasificar, almacenar y recuperar la documentación previamente digitalizada.
Un buen sistema de gestión documental nos puede ofrecer múltiples ventajas:
- Localización y recuperación de un documento de forma ágil y sencilla
- Ahorro espacio físico.
- Establecimiento de permisos en el acceso a la información.
- Permite las consultas simultáneas.
- Garantiza el orden y la integridad de los documentos.
- Ahorro económico en comparación con los archivos tradicionales.
- Conservar la memoria de la organización y aprovechar el valor de los contenidos.
Artyplan Document, asesora y elabora proyectos para que nuestros clientes puedan sacar el máximo de rendimiento de la información digital generada mediante procesos de digitalización o de otros procesos ya digitales.
