La digitalización es el proceso que se sigue para convertir un documento en papel en un formato digital. Muchas empresas y particulares almacenan un gran volumen de documentación. A través de la digitalización reducimos el espacio que ocupan estos papeles y facilitamos su acceso para posteriores consultas. Dadas las ventajas del formato digital, explicaremos cómo digitalizar documentos.
Cómo se pueden digitalizar documentos
Aunque las ventajas de la digitalización son numerosas, como puedes imaginar, el proceso puede ser lento y algo tedioso. A nivel doméstico, escanear todos los documentos en papel llevaría demasiado tiempo. Además, el resultado puede dejar mucho que desear. Sin embargo, existen diversas alternativas para llevar a cabo una digitalización completa de documentos con poco esfuerzo.
Hoy en día existen escáneres muy potentes que procesan un gran número de imágenes digitales por minuto. Por ello, la mejor opción sería externalizar este servicio. Esta decisión dependerá del volumen de documentación que haya que digitalizar y de los recursos de los que dispongas. Aunque puedas pensar que supondrá un gasto importante para tu empresa, el desembolso en los equipos necesarios, si asumes tú mismo el proceso, puede ser muy elevado. Además, deberías disponer de personal para llevar a cabo la tarea.
A largo plazo, contar con servicios de digitalización externos puede suponer un ahorro importante. Sin embargo, si optas por hacerlo tú mismo, necesitarás un software específico para la tarea. También debes tener en cuenta que, si buscas unos resultados profesionales, estos programas informáticos para sacar el máximo partido a tus documentos son de pago.
El proceso de digitalización paso a paso
- En primer lugar, debes preparar la documentación que vas a digitalizar. Por ejemplo, asegúrate de que los papeles no estén grapados ni contengan clips o notas adhesivas. En la fase de preparación también puedes descartar aquellos documentos irrelevantes que no tenga sentido conservar.
- Una vez que dispongas de este archivo limpio, puedes pasar al escaneado. En función del tipo de escáner, se tardará más o menos tiempo en escanear los documentos y cargarlos en el servidor. También influirá si eliges un escaneado a color o en blanco y negro, dependiendo del material que quieras digitalizar.
- Finalmente, pero no menos importante, debes llevar a cabo una correcta indexación. De nada servirá que digitalices todo tu archivo si después la información no está bien organizada y no resulta fácil de consultar. Este proceso puede llevarte incluso mucho más tiempo que el escaneado, en función de tus necesidades.
La importancia de la gestión documental
Ahora que ya sabes cómo digitalizar documentos, puedes valorar si asumir tú mismo el proceso o contratar los servicios de una empresa experta. La solución de contar con un gestor documental profesional te aportará ventajas en la gestión, clasificación, descripción, difusión y archivo de tus documentos. ¡Consúltanos sin compromiso!
