La gestión documental para empresas es un sistema estructurado para la creación, captura, clasificación, almacenamiento, recuperación y disposición de documentos. Su propósito es organizar y facilitar el acceso a la información documentada de una empresa, optimizando así su flujo de trabajo y decisiones.
7 procesos para la gestión documental
Exploramos los procesos esenciales que aseguran una administración efectiva de los documentos. Con una estrategia bien estructurada, las empresas pueden mejorar significativamente la gestión y seguridad de su información vital.
- Incorporación de documentos: Este proceso involucra la recopilación y agregación de documentos a un sistema de gestión documental. Incluye la digitalización de documentos en papel y el aseguramiento de que todos los documentos relevantes estén incluidos en el sistema.
- Registro: Aquí se realiza la identificación y registro formal de los documentos en el sistema. Este paso es crucial para garantizar la trazabilidad y el acceso adecuado a los documentos.
- Clasificación: Esta etapa implica organizar los documentos de acuerdo con un sistema de clasificación predeterminado, lo que facilita la recuperación y el manejo eficiente de la información.
- Almacenamiento: Se refiere al almacenamiento seguro de documentos. Incluye consideraciones sobre la seguridad de la información y la gestión de espacios de almacenamiento.
- Acceso: Este proceso garantiza que los usuarios autorizados puedan recuperar y acceder a los documentos cuando lo necesiten, manteniendo al mismo tiempo la seguridad y privacidad de la información.
- Trazabilidad: Se centra en mantener un registro de todas las acciones realizadas sobre los documentos, incluyendo quién accedió a ellos, cuándo y qué cambios se realizaron. Esta trazabilidad es esencial para la auditoría y el cumplimiento normativo.
- Disposición: Finalmente, este paso trata sobre la política de retención y eliminación de documentos, asegurando que los documentos sean descartados de manera segura y conforme a las regulaciones vigentes cuando ya no son necesarios.
Cada uno de estos procesos contribuye a una gestión documental para empresas efectiva, asegurando que la información de la empresa sea gestionada de manera adecuada, segura y conforme a la normativa. La normalización en estos procesos es fundamental para mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de la información.
Ventajas de la gestión documental para empresas
La gestión documental es un componente esencial en la estructura de las empresas, brindando múltiples ventajas que optimizan tanto la operatividad como la seguridad de la información. A continuación, exploramos cómo la gestión documental puede ser un cambio revolucionario para una empresa.
- Eficiencia operativa: Reduce el tiempo de búsqueda y acceso a la información.
- Seguridad mejorada: Protege contra pérdida, robo o daño de documentos importantes.
- Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de regulaciones legales y de privacidad.
- Reducción de costos: Disminuye los gastos asociados al almacenamiento físico y gestión de papel.
- Mejora en la toma de decisiones: Acceso rápido y fiable a la información relevante.
- Colaboración mejorada: Permite compartir documentos fácilmente entre departamentos o con socios externos.
Sectores de aplicación
Distintos sectores implementan la gestión documental para potenciar su funcionamiento y garantizar la integridad de sus procesos.
- Sector salud: Para manejar historiales médicos, consentimientos informados y regulaciones sanitarias.
- Instituciones educativas: Para gestionar registros estudiantiles, investigaciones académicas y documentación administrativa.
- Sector legal: Necesario para el manejo de casos, evidencias y documentación legal.
- Sector financiero: Gestión de transacciones, contratos y cumplimiento normativo.
- Sector público: Para manejar la documentación gubernamental y mantener la transparencia y accesibilidad.
Diferencia entre digitalización y gestión documental
La digitalización es el proceso de convertir documentos físicos en formato digital. Es un paso inicial y esencial en la gestión documental, pero no es el todo. La gestión documental, por otro lado, implica un proceso más amplio que incluye la digitalización, pero también abarca la organización, almacenamiento, recuperación, y manejo de los documentos digitales y físicos a lo largo de su ciclo de vida. Mientras que la digitalización se centra en el formato de los documentos, la gestión documental se ocupa de cómo estos documentos se integran y utilizan en las operaciones diarias de la empresa.
