La optimización de recursos y la innovación de los procesos en el campo de la gestión documental es una tendencia en la actualidad y se está convirtiendo en un objetivo prioritario dentro de las organizaciones.
Las evoluciones tecnológicas de hoy en día permiten una automatización de tareas y procedimientos de almacenaje y consulta que han mejorado y optimizado los ámbitos documentales de forma exponencial. Esta evolución del sector permite reducir drásticamente el volumen de documentos físicos que circulan y se acumulan en los espacios físicos.
Esta nueva situación hace variar el escenario de salas llenas de archivadores gracias a los nuevos dispositivos de almacenaje, capaces de contener grandes cantidades de documentos en un mínimo espacio y, además, pueden ser localizados y visualizados en cuestión de segundos.
Todo esto ha llevado a Artyplan Document a desarrollar nuevas herramientas y procesos que garanticen unos resultados óptimos, como Artydoc. Software desarrollado como una solución global y definitiva a la necesidad de gestión documental actual, podemos adaptarla a las necesidades de cada situación.
¿Qué es Artydoc?
Artydoc es un software de gestión documental, archivo digital, pensado para optimizar tiempo y recursos en todos aquellos ámbitos de la gestión documental que puede necesitar una empresa u organización. Los ficheros que contiene (guardados en metadatos) se buscan y se presentan según los permisos de gestión que se le ha asignado a cada archivo.
Esta herramienta de gestión permite la siguiente configuración:
- Usuarios ilimitados.
- Módulo administrador y de usuario.
- Módulo de búsqueda visual.
- Salida a web del cliente.
Además, funciona con un servidor dedicado en Artyplan.
Características generales
Este software, archivo digital, cuenta con distintas características que permiten agilizar al usuario la clasificación, disposición y almacenaje de documentos electrónicos.
- No requiere instalación: una vez se ha instalado la herramienta es accesible mediante el navegador. Por lo cual, se pueden abrir múltiples pestañas y se puede trabajar con varias instancias del programa a la vez.
- Independencia de S.O. y multiplataforma: el programa no depende del hardware, es decir, cualquier dispositivo con navegador puede acceder al programa. Además, el diseño de la plataforma es responsive hecho que permite utilizarlo desde cualquier dispositivo móvil (Tablet, PC portátil, teléfono, …).
- Posibilidad de tener acceso remoto: al ser un software web se puede abrir a Internet y trabajar con la herramienta des de cualquier sitio. Paginación de búsquedas: el software optimiza el retorno de los datos que se buscan. Solo se visualiza lo que se necesita. Permite así la utilización del programa con fluidez independientemente de los datos que haya.
- Software libre Apache-PHP-MySQL: al usar un software libre, este permite que crezca sin tener que realizar ninguna inversión en una licencia adicional. A la vez que se tienen la última versión del código fuente.
- Autonomía: el usuario avanzado se le permite ordenar, organizar y editar los campos y cuadros de clasificación d’un forma ágil y rápida sin necesitar los técnicos de Artyplan Document. Esta autonomía también permite que el tiempo de instalación y adaptación del programa sea más corto.
¿Quieres crear tu archivo digital con Artydoc?
Si tienes un archivo con un gran volumen de ficheros y a la vez poco espacio físico donde guardarlos. Nuestro software de gestión documental, Artydoc, puede ser tu solución. Pide información a nuestros especialistas del servicio de digitalización y gestión documental, Artyplan Document, para que os hagan un proyecto según tus necesidades.
