El proceso de digitalización de documentos, ya sea en formato texto o imagen, convierte un archivo en formato físico en digital para su conservación y preservación. Lo que permite un acceso más ágil, evita posibles pérdidas de documentación y ahorra espacios.
¿Cómo digitalizar documentos escritos?
Con el paso de los años, el volumen de documentación física que acumula una empresa es considerable. Gracias a la evolución tecnológica y a las tendencias digitales, encontramos en las empresas de servicios de digitalización de documentos, una solución a esto. Para realizar este procedimiento siguen los siguientes pasos:
- Recopilar todos los documentos que quieren digitalizarse, sea cual sea su ubicación. Esta primera fase ayuda a muchas empresas a hacer limpieza de documentos irrelevantes y liberar espacios.
- Realizar una valoración y preparación de los datos para el proceso de digitalización. Durante este procedimiento se realizan tareas manuales de extracciones de grapas, clips y clasificación de tipos de documentos para evitar errores de escaneo.
- Proceder a la transformación de la documentación. Tras el escaneo y conversión en imagen, un programa de reconocimiento óptico de caracteres analiza el texto en busca de áreas claras y oscuras con el fin de identificar cada letra alfabética o dígito numérico, y convierte cada carácter en un código ASCII.
- Una vez realizado este proceso, se realiza su grabación y verificación en el sistema. Se valida cada registro para que se ajuste a las reglas de indexación establecidas en el formato que se desee exportar (txt, mdb, xml, pdf, jpg, tiff…).
Puedes digitalizar varios tipos de documento de textos: contratos, facturas, albaranes y pedidos, pólizas, estados financieros o documentos fiscales, entre otros.
¿Cómo digitalizar fotografías analógicas?
Es importante que a la hora de realizar las tareas que conllevan un proceso de digitalización de fotos, se haga correctamente porque este tipo de archivos suelen ser muy sensibles.
Por eso, para la digitalización de imágenes o fotografías se debe trabajar con escáneres específicos, cualquier alteración de calor puede acelerar la degradación del archivo. Hay que tener en cuenta los siguientes pasos:
- Conocer en profundidad el estado de conservación del archivo fotográfico original, de ello dependerá el sistema de digitalización.
- Una vez se procede a la digitalización, es importante colocar correctamente el original y la cámara.
- Realizar una prueba de exposición y ajustarla a medida de otras luces.
- Comprobar que la exposición de originales se mantiene correctamente al largo de la sesión.
- Verificar y ajustar periódicamente el calibre de color del monitor.
Digitalizar imágenes facilita la conservación de este tipo de archivos, ya que, en ocasiones, su preservación física requiere de ubicaciones y temperaturas específicas. Además, una vez digitalizadas es más sencillo proceder a su difusión y acceso.
Ventajas de la digitalización de planos
Los planos y diseños arquitectónicos son muy importantes dentro de ciertos sectores, por lo que, el hecho de tenerlos todos digitalizados con una buena calidad resulta muy útil. Te indicamos, los principales motivos:
- Es una forma segura de tenerlos almacenados sin ocupar grandes espacios con condiciones específicas.
- Facilidad de consulta en cualquier momento, sin necesidad de tratar con dificultades de manejo por sus grandes dimensiones.
- Evita el deterioro físico de planos antiguos y la reducción de posibles pérdidas.
Esta tecnología permite tanto digitalizar planos grandes como pequeños, mapas o carteles con una nitidez excelente.
Artyplan Document como empresa de soluciones en digitalización de documentos históricos
Antes de iniciar un proyecto de digitalización de cualquier tipo de fichero para empresas, nuestros asesores se encargan de estudiarlo, valorar cuál es la solución más adecuada y el sistema de digitalización a aplicar.
Complementamos nuestros servicios de digitalización con unidades móviles que se desplazan por todo el territorio y, se encargan de que los ficheros a digitalizar pasen el mínimo tiempo fuera de su ubicación original mientras duran las tareas de digitalización. De esta manera, se vela por la conservación del estado de los archivos.
