Actualmente, hablamos de un entorno cada vez más digitalizado, en el que se intenta reducir al mínimo el uso de papel en todos los sectores. A medida que el número de documentos digitales crece, podemos apreciar los inconvenientes de seguir usando el viejo sistema de expedientes laborales en papel, como:
- Requerimiento de espacio físico para poder almacenar toda la documentación.
- Aumento del gasto en material de oficina relacionado con la elaboración de los documentos.
Estas desventajas se pueden solucionar con la digitalización del expediente laboral, pero antes de explicarlo, detallaremos brevemente que es un expediente laboral.
¿Qué es un expediente laboral?
El expediente laboral del trabajador incluye todos los documentos relacionados con el empleado, como: la documentación del proceso de selección, el currículum, carta de recomendación,… Es decir, el conjunto de documentos que reflejan el historial laboral de cada trabajador en la empresa ordenado cronológicamente.
La información del expediente laboral es esencial para la compañía, no solo para tener a mano todos los datos que pueda necesitar sobre el empleado, sino que también para acreditar que tanto la contratación como la relación laboral son perfectamente legales en caso de pasar por una inspección de trabajo.
La digitalización del expediente laboral
La digitalización consiste en la transformación de un documento en formato físico a otro en formato digital. Para realizar la tarea de digitalización hay que usar herramientas que permitan acreditar que los documentos digitales tengan la misma validez que los documentos físicos.
Para realizar la digitalización de expedientes laborales se trabaja con un expediente cada vez, ya que una vez se tiene toda la documentación se quitan las grapa, clips y cualquier elemento que pueda obstaculizarlo.
Cuando se tiene el material preparado, se utiliza una máquina OCR que se encarga de transformar la imagen captada por el escáner en un documento de texto, creando una base de datos. Esta base de datos, más tarde, se podrá consultar y editar con facilidad. Este paso es fundamental en la digitalización de expedientes laborales, ya que es imprescindible que se pueda trabajar con los datos guardados en un futuro.
Una vez realizada la tarea de digitalización de los expedientes laborales, es importante realizar una copia de seguridad de estos. Y posteriormente proceder a la eliminación controlada y segura de la información en papel, descendiendo el volumen y el espacio que ocupan.
Caso de éxito: Multinacional de material eléctrico
Des del departamento de recursos humanos apostaron por la digitalización de los expedientes laborales de sus trabajadores para ganar espacio físico y preservar la protección de datos del trabajador y a la vez poder ser eficaces en los distintos trámites.
Aprovechando el cambio de ubicación de la cede y con el fin de reducir el espacio físico de almacenamiento; Artyplan Document digitalizó todo el histórico de expedientes laborales de los trabajadores activos.
Artyplan Document tu partner en digitalitzación de expedientes laborales
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