La digitalización es el proceso que se sigue para convertir un documento en papel en un formato digital. Muchas empresas y particulares almacenan un gran volumen de documentación. A través de la digitalización reducimos el espacio que ocupan dichos papeles y facilitamos su acceso para la consulta posterior. Dadas las ventajas del formato digital, vamos a explicar cómo digitalizar documentos.
Cómo se pueden digitalizar documentos
Aunque las ventajas de la digitalización son numerosas, tal y como imaginas, el proceso puede ser lento y algo tedioso. A nivel doméstico, escanear todos los documentos en papel llevaría demasiado tiempo. Además, el resultado puede dejar mucho que desear. No obstante, existen varias alternativas para llevar a cabo una digitalización de documentos completa con poco esfuerzo.
Hoy en día existen escáneres muy potentes que procesan un gran número de imágenes digitales por minuto. Por ello, la mejor opción sería subcontratar este servicio. Esta decisión dependerá del volumen de documentación a digitalizar y de los recursos de los que dispongas. Aunque puedas pensar que supondrá un gasto importante para tu empresa, el desembolso en los equipos necesarios, si asumes tú mismo, el proceso puede ser muy elevado. Además, tendrías que disponer de personal para llevar a cabo la tarea.
A la larga, contar con servicios de digitalización externos puede suponer un ahorro importante. No obstante, si optas por hacerlo tú mismo, necesitarás un software específico para la tarea. También debes considerar que, si buscas unos resultados profesionales, estos programas informáticos para sacarle el máximo partido a tus documentos son de pago.
El proceso de digitalización paso a paso
– En primer lugar, debes preparar la documentación a digitalizar. Por ejemplo, asegúrate de que los papeles no estén grapados o contengan clips o notas adhesivas. En la fase de preparación también puedes descartar aquellos papeles irrelevantes que no tiene sentido conservar.
– Una vez consigas ese archivo limpio, puedes pasar al escaneado. En función del tipo de escáner se tardará más o menos tiempo en explorar los documentos y cargarse en el servidor. También influirá si eliges un escaneado a color o en blanco y negro, en función del material que quieras digitalizar.
– Por último, pero no menos importante, debes llevar a cabo una correcta indexación. De nada servirá que digitalices todo tu archivo si después la información no está bien organizada y resulta fácil de consultar. Este proceso puede llevarte mucho más tiempo que el escaneado, incluso, en función de tus necesidades.
La importancia de la gestión documental
Ahora que ya sabes cómo digitalizar documentos, puedes considerar si asumir tú mismo el proceso o contratar los servicios de una empresa experta. La solución de contar con un gestor documental profesional te brindará ventajas en la gestión, clasificación, descripción, difusión y archivo de tus documentos. ¡Consúltanos sin compromiso!
