El fondo documental de una Fundación está formado normalmente por distintas clases de archivos consultables, como: fotografías, ilustraciones, vídeos y otros documentos.
El hecho de digitalizarlo facilita la accesibilidad al fondo, y que este esté disponible para todo el público a través de internet.
Como puede ayudar Artyplan Document en la digitalización del fondo documental de las Fundaciones
La división Artyplan Document está especializada en servicios de digitalización, gestión documental y preservación digital. La experiencia profesional en la digitalización y gestión documental nos acredita como a colaborador con vocación de servicio, riguroso, entusiasta y con un compromiso explícito de mejora continuada. En el departamento tratamos tota clase de fondos físicos que se pueden encontrar en las fundaciones, como:
- Documentación textual: cartas, expedientes, libros, manuscritos, pergaminos, etc.
- Gráficos: carteles, dibujos, planos, etc.
- Archivos de imagen fija y en movimiento: diapositivas, fotografías, microfilm, negativos, placas de vidrio, VHS, BETTA, Súper 8, etc.
- Audios: cintas de cassette, disco LP, etc.
Como se lleva a cabo el proceso de digitalización de un fondo documental de una fundación
El proceso de digitalización de cualquier fondo documental de una fundación implica una inversión de tiempo y de recursos materiales que van más allá de la captura digital.
Para llevarlo a cabo correctamente es importante hacer un estudio inicial de los requisitos y necesidades.
La fase previa a la digitalización consta de cuatro etapas: la primera se dedica a trabajar sobre el fondo desde el punto de vista documental, recopilando datos y analizando fuentes. La siguiente etapa se hace una valoración de los datos obtenidos y se decide la viabilidad del proyecto. Y, finalmente, se interviene directamente sobre el fondo para prepararlo para la digitalización.
Procesos de la digitalización de fondos de la fundación
En el área de Artyplan Document podemos realizar distintos procesos para que llevar a cabo la idea de digitalizar el fondo de la fundación, esto son:
- Tratamiento de originales físicos.
- Digitalización retrospectiva.
- Indexación de ficheros.
- Procesos digitales y metadatos.
- Gestión documental.
- Preservación digital.
En todos nuestros proyectos aplicamos políticas de confidencialidad, de control de calidad y de trazabilidad con seguimiento vía web para dar siempre el mejor servicio a los clientes.
Unidad móvil para digitalizar el fondo de la fundación
Desde Artyplan Document complementamos nuestros servicios para digitalizar el fondo de las fundaciones con unidades móviles que se pueden desplegar en todo el territorio y con una flota de logística propia.
Este equipo logístico consta con cinco vehículos que se desplazan desde nuestro centro de producción hasta las instalaciones del cliente: asegurándonos que los originales pasen el mínimo tiempo en el traslado desde el fondo documental de la fundación, minimizando las incidencias.
