El ciudadano sabe que el procedimiento administrativo debe ser electrónico. Aun así, tiene derecho a relacionarse con las Administraciones de forma presencial, por lo que se puede llevar documentos a papel. De manera que una vez reciba los documentos en papel, según la ley, las Administraciones deberán de proceder a su digitalización para su incorporación al expediente.
Por este motivo, es necesario la digitalización de expedientes para cualquier consulta que tenga que realizar el ciudadano o el trabajador con la administración.
¿Qué es un expediente?
Un expediente es un archivo que almacena todos los documentos referentes a un tema o área de actuación.
El expediente no deja de ser un conjunto de documentos imprescindibles para poder atender los distintos proyectos o para tener constancia de todas las actuaciones practicadas en cualquier ámbito.
Tipos de expedientes
A continuación se enumera los distintos expedientes que pueda encontrar a la administración.
- Expediente judicial: son aquellos expedientes que comienzan con la presentación de la demanda y lo forman los funcionarios de justicia.
- Expediente administrativo: pueden surgir de cualquier índole. Puede ser disciplinario, o puede crearse para que se resuelva una petición.
- Expediente policial: este expediente tiene carácter penal, ya que la función es recoger la información necesaria para saber si se está cometiendo un delito.
¿Que es importante a tener en cuenta a la hora de digitalizar un expediente?
Al empezar a plantear un proyecto de digitalización de un expediente, es necesario identificar el método óptimo a seguir según las características del archivo físico a digitalizar.
Se debe de considerar cuestiones con el valor del material seleccionado y el interés de su contenido, sino también cuestiones relacionadas con la viabilidad técnica, los aspectos legales y las circunstancias particulares.
La digitalización es un proyecto completo, el ciclo de este comprende las siguientes fases:
- Acciones previas al proyecto, identificación de objetivos y metodologías, de recursos y mecanismos de habilitación.
- Implementación técnica del proyecto, donde se realiza el proceso tecnológico de la digitalización y se invierte en un esfuerzo más grande.
Artyplan da soluciones a medida según la tipología documental y si es necesario nos desplazamos con una unidad móvil a casa del cliente.
Como todo proyecto, será necesario incorporar un mecanismo de mejora continua que permita crear el proceso de digitalización de expedientes y evitar que se repitan aquellos errores o problemes.
Artyplan document es especialista en la digitalización de expedientes
En Artyplan Document, contamos con soluciones personalizadas para la digitalización de expedientes de forma óptima y segura.
Este departamento permite cubrir de forma unificada y segura las necesidades de digitalización de documentos y la copia auténtica de documentos y expedientes de toda una organización o entidad.
