Entendemos como digitalización de la empresa, el proceso de convertir un archivo analógico en un digital. Es decir, la transformación de la información de un documento físico a un formato digital, utilizando la tecnología y los programas adecuados.
La técnica más extendida, en la digitalización de la empresa, es la utilización de escáneres que registran el documento y lo almacenan. Para realizarlo, un software de reconocimiento de caracteres (OCR – Optical Character Recognition) se encarga de interpretar el contenido del mismo y guardarlo en el formato adecuado para posibles ediciones del documento.
Cada vez más el formato digital ha ido sustituyendo al papel como material para almacenar información. La facilidad de gestión, la reducción de espacios y el ahorro económico son algunas de las ventajas. La digitalización de la documentación presenta una oportunidad magnífica para el ahorro de recursos de una organización.
Servicio BPO (Business Process Outsourcing) gestión documental
El Servicio BPO, está basado en la externalización de procesos y servicios, puesto que recurren a personal especializado que las empresas externas sueño capaces de concederlos.
Cualquier documento estructurado es susceptible de ser tratado mediante un servicio BPO de gestión documental, desde maceta de marcas hasta formularios descriptivos. Con este servicio se proporciona datos en el formato de fichero que necesitan los sistemas de gestión.
En Artyplan Document damos soluciones personalizadas a las necesidades de digitalización y gestión documental. Nuestro equipo profesional de trabajo os aconsejará y velará para daros la mejor respuesta.
Caso de éxito: Empresa tecnológica – Servicio BPO
La delegación ibérica, de una multinacional, cuenta con miles de trabajadores. Desde el departamento de recursos humanos querían tener la gestión documental actualizada diariamente para ganar en eficacia y ser diligente en los diferentes trámites.
La información relacionada con la vida laboral de los trabajadores que diariamente hay que ir gestionando en una gran empresa es diversa. Artyplan Document para digitalizar todo el histórico de expedientes de los trabajadores en activo y diseñar un flujo de trabajo para incorporar los nuevos documentos a su gestor documental.
Finalmente, también se contempló la custodia física de la documentación. Además, los esfuerzos humanos y económicos, internos que supone mantener en el día un flujo de trabajo como este, que es necesario, pero aporta poco valor añadido a la organización, hace que la externalización en forma de servicio BPO sea lavable y eficaz.
Artyplan Document tu partner en digitalización
Gracias a la larga experiencia acumulada en el campo de la digitalización, los profesionales de Artyplan Document te asesorarán y te aconsejarán la opción más eficaz, cómodo y rentable por vuestro proyecto de digitalización.
